告知书是一份把事项说清楚的书面材料，通常由一方写给另一方，用来提醒、说明、通知或记录需要知道的内容。它常见于社区、物业、学校、单位、办事窗口、活动组织等场景，作用是把时间、地点、事项、办理方式、确认方式等内容写明白，方便接收人查看、保存和配合办理。简单来说，告知书就是把“要告诉你的事”变成清楚、稳定、可查阅的文字。
一、告知书通常是什么
- • 它是一份书面通知材料。
- • 它用来说明某项安排、规则、进度或需要配合的事项。
- • 它可以由单位、机构、社区、物业、学校、活动组织者等发出。
- • 接收人看到后，可以知道需要关注什么、去哪里办理、需要准备什么。
- • 它可以让沟通更清楚，也让双方有统一的文字依据。
二、适合什么时候使用
| 场景 | 常见用途 | 示例 |
|---|---|---|
| 社区通知 | 提醒居民查看公共安排 | 关于小区门禁升级的告知书 |
| 物业提醒 | 说明服务调整或办理地点 | 物业费缴纳时间说明 |
| 学校沟通 | 通知家长了解安排 | 关于课程调整的告知书 |
| 单位内部通知 | 告知制度、流程或安排 | 关于办公区域调整的告知书 |
| 活动组织 | 告知参与者流程 | 关于活动签到时间的告知书 |
| 办事窗口 | 说明材料、流程、时间 | 关于办理指南的告知书 |
三、一般包含哪些内容
- • 写清这是什么告知书。
- • 称呼：说明接收对象，比如“各位住户”“各位同事”“各位家长”。
- • 说明要告知的事项。
- • 时间：什么时候开始、什么时候办理。
- • 地点：去哪里确认、登记、领取或提交材料。
- • 需要配合的例如带证件、签字确认、按时查看、保存通知。
- • 联系方式：需要询问时可以联系谁。
- • 落款：写发出单位或部门。
- • 日期：写发出时间。
四、如何理解和使用
- 1、先看标题，确认这份告知书和哪些人有关。
- 2、再看正文，了解要说明的事项。
- 3、看时间、地点、办理方式，记住需要配合的动作。
- 4、需要签字时，可以按要求确认信息。
- 5、需要保存时，可以把纸质版或电子版留档。
- 6、需要后续办理时，可以按说明准备相应材料。
五、常见写法示例
关于小区门禁升级的告知书
各位住户：
为提升小区通行体验，小区门禁系统将于近期升级。升级期间，门禁卡将统一更换，请各位住户携带门禁卡到物业服务中心办理登记。
办理时间：周一至周五 9:00 至 17:00
办理地点：物业服务中心
联系电话：请查看小区公告栏公示信息
注意事项：请保存好告知书，办理时出示门禁卡。
感谢各位住户配合。
XX小区物业服务中心
XXXX年XX月XX日
六、简单模板
关于XX事项的告知书
各位XX：
现将XX事项说明如下：
一、事项XXX
二、开始时间：XXX
三、办理地点：XXX
四、需要准备的XXX
五、联系方式：XXX
请各位按说明查看、保存并配合办理。
XX单位
XXXX年XX月XX日
七、免责声明
本内容仅用于概念说明和写作参考。实际使用时，请以相关单位、主管部门或办事窗口发布的正式信息为准。